Você sabia que o McDonald’s prepara o Big Mac de forma padronizada em mais de 34 mil restaurantes no mundo todo? E por incrível que pareça, ele fica pronto em apenas um minuto e meio! Mas como tornar isso possível? A resposta é simples, através do Procedimento Operacional Padrão.
Já imaginou se cada franquia do McDonald’s preparasse esse lanche de forma diferente? Não haveria como garantir a qualidade, a eficiência e a segurança de todo o processo, não é mesmo? Esses são apenas alguns dos benefícios do POP, então continue lendo para entender o que é esse conceito, quais o tipos de POP mais utilizados, as vantagens e desvantagens de cada um e como montar o Procedimento Operacional Padrão da sua empresa! Vamos lá?
O que é um POP?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de instruções escritas que documentam uma rotina ou atividade repetitiva dentro de uma organização.
Esse documento pode conter ações programáticas e técnicas como processos de análise, manutenção, calibração e utilização de equipamentos.
Alguns pontos importantes sobre um POP são:
- Os POP’s são específicos para cada organização ou área da qual descrevem as atividades;
- Se não for escrito de maneira correta, seu uso se torna limitado;
- Até mesmo o documento mais bem escrito falha se não for seguido;
- Podem conter: instruções, fluxogramas, fotos, possíveis ações corretivas;
- Devem ser revistos periodicamente.
Quais os benefícios do POP?
Como já falei acima, o POP é responsável pela padronização de um determinado processo. Mas por que isso é tão importante? A resposta é simples. Basta se ater novamente a produção dos Big Mac’s em todo o mundo.
Como seria possível manter a qualidade se não houvesse um padrão a ser seguido? Além da vantagem de manter a qualidade, podemos destacar os seguintes benefícios:
- Reduz variação e aumenta qualidade pela implementação consistente do processo, mesmo com mudança de pessoal;
- Demonstra conformidade com requerimentos organizacionais e governamentais;
- Facilita processo de treinamento de pessoal;
- Diminui chance de falha de comunicação;
- Diminui número de acidentes.
Como fazer um POP?
Vou te mostrar na prática o passo a passo para elaborar o procedimento operacional padrão da sua empresa. Mas antes de começar, vale ressaltar algumas dicas que podem ser muito úteis quando você for implementar o POP em sua empresa:
- O POP deve ser escrito com linguagem adequada a quem o utilizará;
- Seu formato deve seguir um estilo de passo a passo e fácil de ler;
- As informações devem ser claras e sem ambiguidade;
- Utilizar preferencialmente voz ativa e verbos no presente;
- O termo “você” não deve ser utilizado explicitamente;
- Se possível, utilize um fluxograma para ilustrar o processo descrito.
Fonte: Voitto
